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Funciones del administrador de fincas y qué servicios externaliza una comunidad de vecinos

En una comunidad de propietarios casi todo pasa, tarde o temprano, por el administrador de fincas: la derrama para arreglar la fachada, la queja por la limpieza del portal, el cambio de empresa de conserjería o la avería del ascensor un domingo. Sin embargo, muchos vecinos no tienen claro qué funciones le corresponden, qué puede decidir por su cuenta y qué debe pasar por la junta.

En esta guía repasamos qué dice la ley sobre el administrador de fincas, cuáles son sus funciones principales y qué servicios suele externalizar una comunidad para funcionar bien.

Administrador de fincas revisando y firmando documentación de la comunidad

Qué es un administrador de fincas y qué dice la Ley de Propiedad Horizontal

El administrador es uno de los órganos de gobierno de la comunidad que contempla la Ley de Propiedad Horizontal, junto a la junta de propietarios y el presidente. Su cargo puede ejercerlo el propio presidente o un propietario, pero lo habitual en comunidades medianas y grandes es contratar a un administrador de fincas profesional. Su función es gestionar el día a día de la comunidad de acuerdo con la ley, los estatutos y los acuerdos de la junta.

Funciones principales del administrador de fincas

Gestión económica y presupuestos

Prepara el presupuesto anual con la previsión de gastos, gestiona los cobros de las cuotas y las derramas, paga a los proveedores, reclama a los morosos y presenta las cuentas a la junta para su aprobación.

Conservación y mantenimiento del inmueble

Debe velar por el buen estado del edificio y sus instalaciones, proponer las obras de conservación necesarias y ordenar las reparaciones urgentes, informando después a los propietarios.

Contratación y supervisión de proveedores

Gestiona los contratos de los servicios comunitarios, solicita presupuestos, coordina a las empresas y comprueba que cumplan lo pactado. Es el interlocutor natural de los proveedores de limpieza, mantenimiento, conserjería o seguridad.

Qué decide el administrador y qué debe aprobar la junta

El administrador ejecuta, pero no sustituye a la junta. Las decisiones relevantes, como aprobar el presupuesto, las obras no urgentes, la contratación o el cambio de servicios importantes, o la instalación de cámaras de videovigilancia, deben acordarse en junta de propietarios con las mayorías que establece la ley. Lo que sí puede hacer el administrador es actuar ante una urgencia, como una fuga de agua o un problema de seguridad, y dar cuenta después.

Edificio clásico de viviendas en régimen de propiedad horizontal

Servicios que suele externalizar una comunidad

Conserjería y control de accesos

El conserje es la cara visible del edificio: controla accesos, recibe paquetería, supervisa a proveedores y se ocupa de pequeñas tareas de mantenimiento. Explicamos sus funciones en nuestro artículo sobre las funciones de un conserje de comunidad, y las diferencias con otras figuras en nuestra comparativa entre portero, conserje y auxiliar de servicios.

Limpieza de zonas comunes

Portal, escaleras, ascensores, cristales, garajes y zonas exteriores requieren una limpieza periódica que casi todas las comunidades externalizan.

Mantenimiento, jardinería y seguridad

Pequeñas reparaciones, mantenimiento preventivo de instalaciones, cuidado de jardines y piscinas, y sistemas o servicios de seguridad completan el catálogo habitual.

Cómo elegir proveedores: criterios que valora un buen administrador

Un buen administrador no elige solo por precio. Valora la solvencia y experiencia del proveedor con comunidades, la cobertura de bajas y vacaciones, los seguros de responsabilidad civil, el cumplimiento laboral y de prevención de riesgos, la existencia de un interlocutor único y la capacidad de reaccionar ante urgencias. Trabajar con un proveedor que cubra varios servicios simplifica mucho su gestión.

Grupo Fortis: servicios para comunidades de propietarios

En Grupo Fortis trabajamos con administradores de fincas y juntas de propietarios para cubrir los servicios que necesita una comunidad: conserjería y servicios auxiliares, limpieza, mantenimiento, jardinería y seguridad, con un único interlocutor, sustituciones garantizadas y la documentación en regla que el administrador necesita para su gestión.

Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre el administrador de fincas

La ley exige que exista la figura de administrador, pero sus funciones pueden recaer en el presidente o en un propietario. Contratar a un profesional no es obligatorio, aunque sí muy habitual por la complejidad de la gestión.

Para contrataciones relevantes o nuevas necesita el acuerdo de la junta. Sí puede actuar ante reparaciones urgentes y gestionar los contratos ya aprobados.

El administrador supervisa el cumplimiento del contrato, normalmente con el apoyo del presidente y de los avisos de los vecinos. Por eso es útil que el contrato incluya niveles de servicio y mecanismos de control claros.

Se solicitan presupuestos, se presentan en junta, se aprueba el cambio y se comunica la rescisión al proveedor actual respetando el preaviso del contrato. En algunos casos, el personal puede tener derecho a subrogarse a la nueva empresa según el convenio.

Como mínimo, un seguro de responsabilidad civil que cubra los daños que puedan causar en el edificio o a terceros durante la prestación del servicio, además de estar al corriente de sus obligaciones laborales y con la Seguridad Social.

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